3 automatyzacje, które zmieniły nasze studio

Połowa naszej pracy nie ma nic wspólnego z dźwiękiem

W falami.studio pracujemy z dźwiękiem od ponad 20 lat. Nagrywamy w studiach partnerskich, produkcję i postprodukcję robimy u siebie – i przez ten czas nauczyliśmy się jednej rzeczy: ta praca to w połowie dźwięk, a w połowie administracja. Koordynacja terminów z lektorami i studiami, wysyłka plików, follow-upy, faktury, odpowiadanie na zapytania „ile kosztuje audiobook”.

Wolimy siedzieć przy konsoli i miksować niż wisieć na telefonie. Więc zrobiliśmy to, co się w takiej sytuacji robi – zautomatyzowaliśmy, co się da.

Poniżej trzy konkretne automatyzacje, które działają u nas na co dzień. Żadna z nich nie wymagała więcej niż dwa wieczory konfiguracji.

1. Agent AI umawia sesje nagraniowe

To nasza największa bolączka. Koordynacja kalendarza z lektorami potrafi zjeść pół dnia – telefon, sprawdzenie dostępności, propozycja, kontrpropozycja, potwierdzenie, mail. Pomnóż to przez kilka projektów tygodniowo.

Jak to działa

Zbudowaliśmy system z kilku połączonych narzędzi:

• Google Sheets – formularz zlecenia (tytuł, gatunek, lektor, kontakt, ilość arkuszy wydawniczych)
• Telegram Bot – centrum dowodzenia, stąd potwierdzamy i dostajemy raporty
• ElevenLabs Agents – agent głosowy, który dzwoni i prowadzi rozmowę
• Google Calendar – sprawdzanie dostępności i rezerwacja terminów

Formularz zlecenia

Google Sheets

Potwierdzenie

Telegram Bot

Agent dzwoni

ElevenLabs Agents

Rezerwacja

Google Calendar

Potwierdzenie

Email

Posłuchaj jak to brzmi

Agent – „Karolina z Falami Studio” – dzwoni do lektora, przedstawia zlecenie, przelicza arkusze na godziny nagrań, proponuje terminy i rezerwuje je. Zwróć uwagę, jak reaguje na kontrpropozycję – kiedy lektor mówi, że wolałby inny termin, agent sprawdza dostępność i dostosowuje się.

Transkrypcja rozmowy

Rozmowa telefoniczna – 2 min 29 sek

Michał Kowalski lektor

Tak, słucham?

Karolina agent AI

Dzień dobry. Karolina z Falami Studio. Czy rozmawiam z Michałem Kowalskim?

Przy telefonie.

Dzień dobry. Dzwonię w sprawie audiobooka „Tajemnica starego dworu". Czy ma pan teraz chwilę?

Mam chwilę. Możemy porozmawiać, tak.

Świetnie. To będzie thriller o ucieczce z wirtualnej rzeczywistości. Około siedmiu arkuszy, czyli mniej więcej sześć i cztery dziesiąte godziny nagrań. Czy jest pan zainteresowany?

Sześć i cztery godziny... a ile to będzie sesji nagraniowych?

To będą dwie sesje po trzy do czterech godzin każda. Czy jest pan zainteresowany?

Okej, jestem zainteresowany. Jak najbardziej, tak.

Chwileczkę, sprawdzam dostępne terminy. Czwartek, dwudziestego dziewiątego, od jedenastej do piętnastej. Pasuje?

Tak, pasuje mi.

Rezerwuję termin. Świetnie, mamy już cztery godziny. Potrzebujemy jeszcze dwie i cztery dziesiąte godziny. Poszukajmy kolejnego terminu. Piątek, trzydziestego stycznia...

Nie, no nie, to ja bym wolał jutro przyjść od dwunastej do czternastej trzydzieści.

Sprawdzam dostępność. Rozumiem, od dwunastej do czternastej trzydzieści, czyli dwie i pół godziny. Rezerwuję termin.

Gotowe. Zarezerwowaliśmy łącznie sześć i pół godziny. Czwartek, dwudziestego dziewiątego, od jedenastej do piętnastej oraz środa, dwudziestego ósmego, od dwunastej do czternastej trzydzieści. Potwierdzenie wyślemy na e-mail.

Dziękuję!

Dziękuję bardzo. Do widzenia.

Wynik

Niecałe 2,5 minuty. Dwie sesje zarezerwowane, email z potwierdzeniem wysłany. Bez naszego udziału.

2. Automatyczne przypomnienia i follow-upy

Drugi problem: przypominanie. Przypomnienia o sesjach, statusy realizacji, follow-upy po nagraniu – to wszystko wymaga mentalnej energii, której szkoda nam na administrację.

Co zautomatyzowaliśmy

Postawiliśmy prostego bota na Telegramie, który działa na cron jobach i reaguje na zdarzenia w kalendarzu:

• 24h przed sesją – lektor dostaje przypomnienie z adresem studia partnerskiego, w którym nagrywamy, godziną i zakresem sesji
• Po nagraniu – klient dostaje wiadomość, że materiał jest w postprodukcji, z szacowanym czasem realizacji
• Po zakończeniu postprodukcji – automatyczny mail z linkiem do plików i fakturą

Technicznie to nic skomplikowanego – skrypt w Pythonie, Telegram Bot API, szablony wiadomości w prostym YAML-u. Cała konfiguracja zajęła jeden wieczór.

Dlaczego to ważne

Bo profesjonalizm widać też w komunikacji, nie wyłącznie w jakości dźwięku. Klient, który dostaje przypomnienie przed sesją i update po nagraniu, czuje się zaopiekowany. A my nie musimy o tym pamiętać – system robi to za nas.

3. Automatyczna wycena zleceń

Trzeci problem: powtarzalne zapytania. „Ile kosztuje audiobook?” „A podcast?” „A spot radiowy?” Każde wymaga tej samej kalkulacji – typ produkcji, ilość materiału, deadline, dodatkowe usługi.

Jak to działa

Na stronie studia mamy formularz, w którym klient wybiera:

• Typ produkcji (audiobook, podcast, spot, voice-over)
• Ilość materiału (arkusze wydawnicze, minuty, odcinki)
• Deadline (standardowy, ekspresowy)
• Dodatkowe usługi (mastering, sound design, muzyka)

Po wypełnieniu system przelicza wycenę według naszego cennika i w ciągu kilku minut wysyła spersonalizowaną ofertę na maila. Nic wyszukanego – formularz, logika cennikowa w kilkudziesięciu liniach kodu, szablon emaila.

Dlaczego to ważne

Szybkość odpowiedzi ma znaczenie. Klient, który dostaje wycenę w 5 minut, rzadziej wysyła to samo zapytanie do trzech innych studiów. A my nie musimy przerywać miksu, żeby napisać maila z kalkulacją.

Czego NIE automatyzujemy

Ważna sekcja. Automatyzacja jest świetna, ale ma swoje granice – i te granice ustawiamy świadomie.

• Komunikacja kreatywna z klientem – reżyseria sesji, feedback artystyczny, dyskusja o interpretacji. To wymaga ludzkiego ucha i wyczucia.
• Produkcja dźwięku – miksowanie, mastering, sound design. AI potrafi pomagać w detekcji szumów czy normalizacji, ale finalne decyzje artystyczne podejmujemy sami.
• Budowanie relacji – bo studio to ludzie, nie pipeline. Lektor, z którym pijesz kawę przed sesją, nagra lepiej niż lektor, który dostał tylko automatycznego maila.

Pointa jest prosta: automatyzacja ma zdjąć z ciebie administrację, żebyś miał więcej czasu na to, w czym jesteś dobry.

20 lat doświadczenia, 2 wieczory konfiguracji

Nie chodzi o to, że AI jest magiczne. Żadna z tych automatyzacji nie jest specjalnie zaawansowana technicznie – to proste narzędzia połączone w logiczny sposób.

Chodzi o to, że przez 20 lat wiedzieliśmy dokładnie, co nas spowalnia, ale nie było narzędzi, żeby to naprawić bez zatrudniania kogoś. Teraz są. I wreszcie możemy skupić się na dźwięku zamiast na kalendarzu.

Jeśli prowadzisz studio i administracja zjada ci pół dnia – takie wdrożenia robimy też dla innych. Odezwij się, pokażemy, jak to wygląda na żywo.